12.10.2008

Evidencia nákupov pohonných hmôt

Dosť častou potrebou domácej evidencie je presné zaznamenávanie a analýza spotreby a nákupu pohonných látok pre dopravné prostriedky domácnosti. Najčastejším dopravným prostriedkom sú automobily a motocykle, no v programe Altea je možné špecifikovať aj ďalšie typy dopravných prostriedkov, ale primárne je Altea orientovaná na automobily.
To, ako to funguje v programe Altea je trocha obšírnejšia téma, ktorej sa budeme v následujúcich riadkoch podrobnejšie venovať, aby nedochádzalo k nesprávnemu používaniu agendy. Celkový mechanizmus evidencie nákupu pohonných hmôt vystihuje následujúci diagram, ktorého sa budeme držať počas celého tohto článku:
 



Pohonné hmoty
 
Prvým krokom k zavedeniu evidencie PHM je vytvorenie číselníka druhov pohonných hmôt. V ňom je potrebné definovať, aké palivá budeme používať, teda v našom príklade si vytvoríme pohonné látky ako nafta a benzín. Tento číselník využíva číselník dopravných prostriedkov, kde určujeme, na aké palivo jazdí naše auto. 
 
 
Adresy (kontakty)

V adresári kontaktov musí byť uvedená osoba, ktorá je vlastníkom automobilu alebo iného dopravného prostriedku, ktorý evidujeme. Dôležitým údajom je ale zaškrtávajúce políčko "Rodina", pretože iba člen rodiny, resp. agendy môže byť vlastníkom dopravného prostriedku, ktorý je predmetom evidencie. Údaje tejto osoby je potrebné podrobne vyplniť, pretože tieto údaje budú v budúcich verziách programu Altea využívané tlačovými zostavami rôznych formulárov, ako napríklad hlásenie škodových udalostí, žiadosť o ukončenie poistnej zmluvy a iné. Ak pridávate kontakt priamo z karty dopravného prostriedku (viď následujúca kapitola), tak je toto pole automaticky začiarknuté.
 
 
Dopravné prostriedky
Pre ďalšiu prácu s evidenciou pohonných látok si musíme definovať aj dopravný prostriedok, ku ktorému sa nákupy budú vzťahovať. Ako vidíte na následujúcom obrázku, je potrebné uviesť názov, rok výroby, výrobcu, majiteľa (v predchádzajúcej kapitole vytvoreného ako rodina), druh paliva a samozrejme druh dopravného prostriedku. Tak správne vyplnenú kartu uložíme a môžeme začať s prácou v evidencií nákupov paliva.
 
Nákup pohonných hmôt
Pri vstupe do nákupu pohonných hmôt (ďalej len PHM), si môžete všimnúť, že zoznam je rozdelený v našom prípade na tri záložky "Všetko", "Renault Thalia" a "Renault Megane". Kliknutím na danú záložku sa v zozname nákupov zobrazia iba nákupy prislúchajúce vybranému dopravnému prostriedku. Záložka "Všetko" sa nachádza na každom zoznamovom okne v celej Altee a kliknutím na ňu sa zobrazia všetky dáta bez výberovej podmienky.
Pri pridávaní nákupu musíte vyplniť všetky potrebné polia, ktoré vidíte na následujúcom obrázku. Prvým údajom je výber dopravného prostriedku, vpravo informačne zobrazuje, aké palivo nakupujeme. Čas, objem a stav tankovania je jasný, kedy a koľko sme tankovali a prípadne si môžeme, ale nemusíme zaznačiť aj stav tachometra. Ďalej zadáme sumu a prípadne, ak sme neplatili platobnou kartou ale v hotovosti, tak začiarkneme políčko "Hotovosť". Toto políčko je voliteľné, je však potrebné pre plánovanú tlačovú zostavu nákupov PHM, kde sa bude dať zúžiť výber nákupov práve podľa toho, či boli vykonané hotovostne alebo nie.


Takisto je potrebné, ale nie nevyhnutné vyplniť aj adresu čerpacej stanice, kde sme nákup uskutočnili. Údaje sa zadávajú na záložke "Čerpacia stanica". Tento údaje ne nepovinný, avšak potrebný, ak budete chcieť v budúcnosti vidieť štatistiku nákupov podľa čerpacích staníc, resp. tlač zoznamu nákupov z konkrétnej čerpacej stanice.
 
Na následujúcom obrázku vidíme výsledný vytvorený záznam v nákupoch PHM. Podľa objemu a ceny za nákup sa nám automaticky vypočítala cena za liter pohonnej hmoty "Jednotková cena".

 
Nákup pohonných hmôt vstupuje automaticky do Peňažného denníka. Pri každom pridaní nákupu PHM sa automaticky vytvorí záznam aj v peňažnom denníku. Z pohľadu peňažného denníka sa nákup PHM tvári ako podevidencia, preto je nákup PHM z pohľadu denníka chápaný ako typ pohybu. Tak ako máme rôzne vytvorené typy pohybov denníka, bežné výdaje, bežné príjmy, úvery a sporenia, tak nákup PHM v rámci peňažného denníka vystupuje ako samostatný typ bežného výdaja. Záznam nákupu PHM v peňažnom denníku sa nedá upravovať, ani vymazať, musíme tak vykonať jedine z evidencie nákupov PHM. O princípoch fungovania peňažného denníka pojednáva samostatný článok.