12.10.2008

Evidencia nákupov pohonných hmôt

Dosť častou potrebou domácej evidencie je presné zaznamenávanie a analýza spotreby a nákupu pohonných látok pre dopravné prostriedky domácnosti. Najčastejším dopravným prostriedkom sú automobily a motocykle, no v programe Altea je možné špecifikovať aj ďalšie typy dopravných prostriedkov, ale primárne je Altea orientovaná na automobily.
To, ako to funguje v programe Altea je trocha obšírnejšia téma, ktorej sa budeme v následujúcich riadkoch podrobnejšie venovať, aby nedochádzalo k nesprávnemu používaniu agendy. Celkový mechanizmus evidencie nákupu pohonných hmôt vystihuje následujúci diagram, ktorého sa budeme držať počas celého tohto článku:
 



Pohonné hmoty
 
Prvým krokom k zavedeniu evidencie PHM je vytvorenie číselníka druhov pohonných hmôt. V ňom je potrebné definovať, aké palivá budeme používať, teda v našom príklade si vytvoríme pohonné látky ako nafta a benzín. Tento číselník využíva číselník dopravných prostriedkov, kde určujeme, na aké palivo jazdí naše auto. 
 
 
Adresy (kontakty)

V adresári kontaktov musí byť uvedená osoba, ktorá je vlastníkom automobilu alebo iného dopravného prostriedku, ktorý evidujeme. Dôležitým údajom je ale zaškrtávajúce políčko "Rodina", pretože iba člen rodiny, resp. agendy môže byť vlastníkom dopravného prostriedku, ktorý je predmetom evidencie. Údaje tejto osoby je potrebné podrobne vyplniť, pretože tieto údaje budú v budúcich verziách programu Altea využívané tlačovými zostavami rôznych formulárov, ako napríklad hlásenie škodových udalostí, žiadosť o ukončenie poistnej zmluvy a iné. Ak pridávate kontakt priamo z karty dopravného prostriedku (viď následujúca kapitola), tak je toto pole automaticky začiarknuté.
 
 
Dopravné prostriedky
Pre ďalšiu prácu s evidenciou pohonných látok si musíme definovať aj dopravný prostriedok, ku ktorému sa nákupy budú vzťahovať. Ako vidíte na následujúcom obrázku, je potrebné uviesť názov, rok výroby, výrobcu, majiteľa (v predchádzajúcej kapitole vytvoreného ako rodina), druh paliva a samozrejme druh dopravného prostriedku. Tak správne vyplnenú kartu uložíme a môžeme začať s prácou v evidencií nákupov paliva.
 
Nákup pohonných hmôt
Pri vstupe do nákupu pohonných hmôt (ďalej len PHM), si môžete všimnúť, že zoznam je rozdelený v našom prípade na tri záložky "Všetko", "Renault Thalia" a "Renault Megane". Kliknutím na danú záložku sa v zozname nákupov zobrazia iba nákupy prislúchajúce vybranému dopravnému prostriedku. Záložka "Všetko" sa nachádza na každom zoznamovom okne v celej Altee a kliknutím na ňu sa zobrazia všetky dáta bez výberovej podmienky.
Pri pridávaní nákupu musíte vyplniť všetky potrebné polia, ktoré vidíte na následujúcom obrázku. Prvým údajom je výber dopravného prostriedku, vpravo informačne zobrazuje, aké palivo nakupujeme. Čas, objem a stav tankovania je jasný, kedy a koľko sme tankovali a prípadne si môžeme, ale nemusíme zaznačiť aj stav tachometra. Ďalej zadáme sumu a prípadne, ak sme neplatili platobnou kartou ale v hotovosti, tak začiarkneme políčko "Hotovosť". Toto políčko je voliteľné, je však potrebné pre plánovanú tlačovú zostavu nákupov PHM, kde sa bude dať zúžiť výber nákupov práve podľa toho, či boli vykonané hotovostne alebo nie.


Takisto je potrebné, ale nie nevyhnutné vyplniť aj adresu čerpacej stanice, kde sme nákup uskutočnili. Údaje sa zadávajú na záložke "Čerpacia stanica". Tento údaje ne nepovinný, avšak potrebný, ak budete chcieť v budúcnosti vidieť štatistiku nákupov podľa čerpacích staníc, resp. tlač zoznamu nákupov z konkrétnej čerpacej stanice.
 
Na následujúcom obrázku vidíme výsledný vytvorený záznam v nákupoch PHM. Podľa objemu a ceny za nákup sa nám automaticky vypočítala cena za liter pohonnej hmoty "Jednotková cena".

 
Nákup pohonných hmôt vstupuje automaticky do Peňažného denníka. Pri každom pridaní nákupu PHM sa automaticky vytvorí záznam aj v peňažnom denníku. Z pohľadu peňažného denníka sa nákup PHM tvári ako podevidencia, preto je nákup PHM z pohľadu denníka chápaný ako typ pohybu. Tak ako máme rôzne vytvorené typy pohybov denníka, bežné výdaje, bežné príjmy, úvery a sporenia, tak nákup PHM v rámci peňažného denníka vystupuje ako samostatný typ bežného výdaja. Záznam nákupu PHM v peňažnom denníku sa nedá upravovať, ani vymazať, musíme tak vykonať jedine z evidencie nákupov PHM. O princípoch fungovania peňažného denníka pojednáva samostatný článok.

12.04.2008

Zmena domácej meny alebo prechod na EURO

S blížiacim sa termínom prechodu na Euro bolo nevyhnutnosťou v programe vytvoriť nástroj na zmenu domácej meny agendy. Keďže Alte nie je podnikovým ani podnikateľským ekonomickým programom, nie je potrebné zavádzať do zoznamov zobrazovanie jednotlivých súm v duálnej podobe. Ak sú v rámci agendy evidované sumy z viacerých predchádzajúcich rokov, tak budú skonvertované aj tie, pretože domáca mena môže byť iba jedna. Altea nemá ambíciu pracovať s oddelenými rokmi jednej agendy a ani sa táto zmena neplánuje.
 
Variant bez konverzie meny sprievodcom
 
Ak chcete mať predchádzajúce roky agendy v pôvodnej mene, tak si založte novú agendu a vytvorte si ručne počiatočné zostatky jednotlivých typov platieb. Tento variant je však pracný a v programe naň neexistuje automatická funkcia. Preto odporúčame skôr celkovú konverziu všetkých súm.
 
Konverzia pomocou sprievodcu
 
Na potreby zmeny domácej zmeny vznikol sprievodca "Sprievodca zmenou domácej meny". Sprievodca je, čo sa týka konverzie, univerzálny, takže sa dá použiť na konverziu z ktorejkoľvek meny na inú menu. V našom príklade budeme však konvertovať domácu menu z SKK na EUR.  O pôvodné sumy po konverzii neprídete, pretože tie budú evidované ako cudzia mena (SKK bude cudzia mena, síce už neexistujúca, ale pre potreby kontroly vyhovujúce riešenie). K funkcii konverzie domácej meny má prístup iba užívateľ, ktorý je správcom agendy.
 
Sprievodcu spustíte cez nastavenia agendy kliknutím na menu (Obr.1), kde vyberiete položku "Nastavenia". Zobrazí sa Vám okno s nastaveniami agendy (Obr.2). Vyberte záložku "Globálne nastavenia", následne máte k dispozícií údaje "Mena a kurzový lístok".  V našom príklade vidíme, že domácou menou je SKK a národnou bankou je NBS. Ak máte správcovské oprávnenie, tak máte viditeľné aj tlačidlo "Zmeniť".
 
Obr. 1
Obr. 2
 
Po stlačení tlačidla "Zmeniť" sa Vám zobrazí sprievodca na zmenu domácej meny (obr. 3). Ak budete chcieť pokračovať v konverzii, tak prejdete na ďalší krok (Obr. 4), kde zadávate cieľovú menu, konverzný kurz a množtvo pre kurz cieľovej meny. Tieto údaje sú povinné a nevyhnutné pre správnu konverziu všetkých peňažných údajov v celej agende. V poslednom kroku sprievodcu (Obr. 5) je už len súhrnný informatívny výpis zadaných údajov a stlačením tlačidla "Zmeň" začne samotný prepočet a aktualizácia všetkých údajov agendy.

Obr. 3

 

Obr. 4

Obr. 5

 

Ako už bolo uvedené na začiatku, pôvodné sumy budú zachované, to znamená, že pôvodné sumy sa budú po konverzií tváriť ako cudzia mena. V našom príklade bude cudzou menou už neexistujúca slovenská koruna. Na následujúcich obrázkoch vidíte príklad peňažného údaja pred zmenou a po zmene:

 


 

12.03.2008

Prvé spustenie programu a nastavenia

Po úspešnej inštalácií je program pripravený na prvé spustenie užívateľom. Program nemá zatiaľ nastavené svoje pracovné prostredie, jazyk a žiadnu agendu, s ktorou by mohol pracovať.
 
Výber jazyka 
Pri prvom spustení programu sa nám zobrazí okno s rozbaľovacou ponukou dostupných jazykov (Obr. 1). V tomto kroku vyberte jazyk v akom má byť program zobrazený. Neskôr sa dá jazyk zmeniť kedykoľvek v hlavnom okne programu na dolnej lište (Obr. 2). Výber jazyka neurčuje v akej mene a s akou národnou bankou bude agenda pracovať. Určuje iba komunikačný jazyk.
Obr.1
Obr. 2
V súčasnej verzii sú dostupné tieto jazykové mutácie:
 
  • anglická
  • slovenská
  • česká
 
Výberom jazyka ovplyvníte zobrazovanie textov v celom programe vrátane tlačových zostáv.
 
Vytvorenie novej agendy
Špeciálnym krokom pri prvom spustení je vytvorenie novej agendy. Ak prechádzate z predchádzajúcej verzie Altei a už ju reálne používate, novšia verzia si zistí prístomnosť Vašich agiend a pokúsi sa ich importovať do novej verzie. V tomto prípade nemusíte zakladať novú agendu.
 
Ak však nenájde žiadnu staršiu agendu ani novovytvorenú pred samotným upgradom, tak sa Vás program opýta, či chcete zakladať novú agendu (Obr. 3). Môžete si vybrať vytvorenie novej agendy, alebo pokračovať v spustení programu bez nej a vytvoriť ju neskôr z hlavného menu programu.
 
 
Obr. 3
Ak si vyberiete prvú možnosť a pôjdete cestou vytvorenia novej agendy, tak sa Vám zobrazí sprievodca tvorbou novej agendy s následujúcimi krokmi:
 
  1. Zadanie názvu agendy: vytvoríte názov, ktorý sa bude používať počas celej práce v celom programe vrátane tlačových zostáv. Názov agendy sa dá neskôr zmeniť aj po vytvorení v nastaveniach agendy.
  2. Vytvorenie administrátorského (správcovského) mena a hesla: vytvoríte administrátorské prístupové konto do agendy. Správca agendy môže meniť menu a národnú banku agendy, môže vytvárať nových užívateľov agendy. Správcovské konto sa nedá vymazať, v rámci agendy musí existovať vždy jedno správcovské konto. Pre každú agendu sa definuje samostatné správcovské konto.
     
  3. Výber meny a národnej banky: vyberiete menu, ktorá bude domácou menou agendy. Napríklad, ak chcete agendu používať pre Slovensko, tak vyberiete kombináciu EUR a Národná banka Slovenska. Výberom národnej banky určujete, odkiaľ sa budú sťahovať kurzové lístky do agendy a vlastne tým definujete aj príslušnosť k danému štátu (pre niektoré štáty môžu existovať v Altei tlačové zostavy, ktoré sa v iných nenachádzajú, lebo nie sú pre iné štáty použiteľné, ako napr. rôzne formuláre štátnej správy). Domáca mena agendy sa dá neskôr zmeniť použitím sprievodcu zmenou domácej meny. O konverzii meny bude vypublikovaný samostatný článok.
  4. Súhrn zadaných parametrov a samotné vytvorenie agendy: v tomto kroku si môžete pozrieť za akých podmienok chcete založiť novú agendu a stlačením tlačidla "Vytvor" sa vytvorí nová agenda (Obr. 4).

 

 
Obr. 4


Inštalácia programu ALTEA FINANCE

 
 
Doleuvedený text sa týka verzie 1.0.8 a vyššej.
 
 
 
Základná charakteristika systému Altea
 
Aplikácia Altea Finance je vytvorená pre platformu Windows.
Otestované a podporované operačné systémy sú:
 
Windows XP Home Edition
Windows XP Professional (x32, x64)
Windows Server 2003 (x32, x64 nie je testovaná)
Windows Vista (x32, x64)
Windows Server 2008 (x32, x64)
 
Na uvedených operačných systémoch musí byť nainštalovaný Microsoft Net Framework 3.5 SP1.
Pred samotným spustením inštalačného súboru je nutné mať nainštalovaný aj Windows Installer 4.5.
 
Ak nie je vo Vašom systéme požadovaný framework prítomný, alebo sa ho nepodarilo nainštalovať
cez inštalátor Altei, tak môžete vykonať jeho inštaláciu manuálne z tejto webovej adresy.
 
Ak nie je vo Vašom systéme nainštalovaný Windows Installer, tak môžete jeho inštaláciu vykonať manuálne z tejto webovej adresy.
 
Minimálna hardwarová konfigurácia počítača vychádza z minimálnej konfigurácie Net frameworku.  
 
Inštalácia prebehne do Vami určeného adresára, kde sa nainštalujú potrebné súbory na spustenie
aplikácie.

Upgrade z verzie 1.0.7 a staršej
 
Vo verzii 1.0.8 bol prepracovaný komplexne celý systém práce programu Altea, preto inštalátor
nainštaluje Alteu do samostatného adresára. Inštalačný adresár novej Altei musí byť odlišný
od adresára staršej inštalácie. Po prvom spustení novej verzie sa Altea sama postará o import
dát zo staršej verzie automaticky, bez toho, aby došlo k ich strate.